Codzienne życie przedsiębiorstw toczy się w bardzo szybkim tempie. Dzień po dniu rosną oczekiwania klientów, a i same firmy starają się nadążać za wyzwaniami współczesnego biznesu. Do tego należy dodać presję konkurencji, która jak wiadomo – nigdy nie śpi. To tylko wybrane powody, które sprawiają, że każdy dzień ambitnego menedżera lub businesswoman to długie pasmo zadań do wykonania.
Po pracy powinien przyjść czas na sprawy osobiste. Lista planów obejmuje marzenia zarówno zawodowe, ale i prywatne. I to nawet te drobne. Czas spędzony z dzieckiem nigdy nie jest stracony, ale znacząco skraca liczbę minut, którą jest się w stanie poświęcić na realizację pasji. Na biurku już od miesięcy stoją nieskończone modele samolotów, a trzecią część “Wiedźmina” udało się przejść tylko w połowie? Wykupiony karnet na siłownię już dawno stracił termin ważności? Niestety jeszcze nie powstały skuteczne sposoby na poszerzenie doby do 48 lub 72 godzin.
Można jednak nauczyć się tak zarządzać czasem, aby w pękającym w szwach terminarzu znalazła się chociaż chwila na odpoczynek. To nie tylko kwestia umiejętności pogodzenia kilku spraw i asertywności. Istnieją sprawdzone sposoby, które pozwalają pozbyć się poczucia przytłoczenia obowiązkami. Należy jednak sukcesywnie zmieniać złe nawyki i spojrzeć na własny grafik z dystansu. Wówczas z pewnością uda się wygospodarować większą ilość bezcennego czasu.
Jak przełamać codzienną rutynę?
Przy wprowadzania zmian, można kierować się wskazówkami, które ułatwiają pracę wirtualnego konsjerża. Przedstawiciele stosunkowo nowego zawodu każdego dnia zadziwiają swoich klientów, ponieważ w 2 godziny potrafią wykonać zadanie zajmujące innym więcej niż kilka godzin. I to często pracując dla branży, z którą nie mieli wcześniej nigdy do czynienia. Outsourcing asystencki dla firm zyskuje popularność w głównej mierze za sprawą imponującej efektywności. Co stoi za sukcesem konsjerżów?
Wedle rekomendacji specjalistów od szybkiego rozwiązywania problemów, istotą zarządzania czasem jest dokładna analiza harmonogramu dnia. Na początku wygląda to dość groteskowo, gdy trzeba wziąć do ręki notatnik i co godzinę zapisywać właśnie wykonane czynności. Wystarczy jednak poczekać zaledwie tydzień, aby przeglądając szczególną formę dziennika uzmysłowić sobie, jak tak naprawdę spędza się czas. Niekiedy poczucie przytłoczenia obowiązkami wynika z nieustannego myślenia, jak od nich uciec. Prokrastynacja, czyli stopniowe przekładanie zadań, to największy wróg zarządzania czasem.
Gdy zostaną poczynione pierwsze obserwacje, pora przejść do rzetelnej oceny danych. Odpowiedź na pytanie: “kiedy marnuję najwięcej czasu?” jest trudna, ponieważ wiele czynności wydaje się na początku bardzo ważnych, ale po ich wykluczeniu z planu dnia okazuje się, że wcale tak nie jest. Dlatego drugim etapem jest sporządzenie hierarchii celów.
Ten punkt wywołuje najwięcej emocji, ponieważ często prowadzi do egzystencjalnych rozważań dotyczących równowagi pomiędzy życiem zawodowym a osobistym. Wskazówki wirtualnych asystentów pozwalają jednak tak ułożyć harmonogram, że w harmonijny sposób udaje się połączyć obie sfery bez konieczności zawierania trudnych kompromisów.
Organizacja czasu w praktyce
Konsjerże zaczynają dzień pracy w wirtualnym sekretariacie od wypisania listy zadań do wykonania. Prawidłowe podejście do tego etapu jest istotne, ponieważ wówczas następuje wybór pilnych spraw. Otrzymując zlecenie z krótkim terminem często trzeba działać bardzo szybko, ale w wielu przypadkach udaje się rozłożyć różne czynności w czasie.
Gdy zadaniem jest zaplanowanie procesu transportu towaru, należy zacząć od sporządzenia zestawienia dostępnych podmiotów, które są w stanie podjąć się wykonania takiej usługi. Wówczas wybór ogranicza się do określonych firm. Nie trzeba dzwonić do każdego pojedynczego przedsiębiorstwa i w połowie przypadków spotykać się z odmową.
Trzeba pamiętać, aby starać się osiągnąć odpowiedni rytm pracy. Dobrym pomysłem jest stawianie sobie wyzwań w postaci wyznaczania krótszych terminów. Dla niektórych ten sposób na początku jest nieco stresujący, ale po pewnym czasie wszyscy sceptycy zgodnie przyznają, że ta metoda umożliwia czynienie sukcesywnych postępów.
Profesjonalny wirtualny konsjerż dzieli duże zadania na mniejsze partie, dzięki czemu prawdziwe wyzwania nie przerażają go już na etapie przygotowań. Spektakularne sukcesy najczęściej są poprzedzone rzetelną pracą, dlatego metoda “krok po kroku” jest tak skuteczna. Potwierdzenia powyższej tezy należy szukać w zasadzie Pareto. Stosunek 80/20 w kontekście zarządzania czasem oznacza, że 20% efektów przynosi 80% włożonego wysiłku.
Przerażająca myśl o uciekających minutach bywa paraliżująca, ponieważ trudno dostrzec od razu rezultaty żmudnych działań. Warto zatem sukcesywnie pracować nad sobą, aby udoskonalać swój harmonogram, a każdą aktywność wykonywać świadomie. Jednak… wszystko wymaga czasu. Gdy nadal go brakuje, zawsze można zlecić trudne zadanie asystentom terenowym i spokojnie oddać się przyjemnościom.
