Codzienny natłok spraw do załatwienia sprawia, że trudno znaleźć czas na odrobinę wypoczynku. Wykonanie pewnych działań administracyjnych lub organizacyjnych pochłania także sporo energii. Niepowodzenia doprowadzają do frustracji związanej z niemożnością szybkiego załatwienia sprawy. Efekt? Na korytarzach rozmaitych przedsiębiorstw czuć dojmującą atmosferę irytacji wywołanej przedłużającymi się w nieskończoność procesami.
Z czego przeważnie wynika zastój? Winą należy obarczyć biurokratyczne procedury, niedostosowane do dynamicznej natury biznesu. Aby pokonać drogę w poszukiwaniu odpowiedniego zaświadczenia A38, trzeba zajrzeć do wielu okienek, gdzie zapewne akurat trwa przerwa lub inwentaryzacja. Problemy z wypełnieniem formalności nie tylko odbijają się negatywnie na układzie nerwowym pracowników. Każda zmarnowana minuta potrafi w skali roku kosztować firmę tysiące lub setki tysięcy złotych. Marnotrawstwo jest głównym powodem osłabienia pozycji firmy i obniżenia jej konkurencyjności na rynku.
Z pomocą przychodzą wirtualni konsjerże. Ich wkład w usprawnienie pracy firmy nie ogranicza się jednak do załatwienia prostych spraw. Praca wirtualnego asystenta wykracza znacznie poza obszar tradycyjnie pojmowanego doradztwa. Outsourcing asystencki dla firm to nowoczesna usługa, która szybko zyskała przychylność prężnych menedżerów. Kim są ci ludzie, nazywani przez niektórych “zbawcami biznesu”?
Dla konsjerża niemożliwe nie istnieje
Warto na początku zrobić małą powtórkę z wiedzy filmowej, aby rozjaśnić mniej więcej pojęcie o tym, kim jest wirtualny konsjerż. Zapewne wiele osób pamięta Mr. Wolfa – drugoplanową postać z filmu “Pulp Fiction”. Gdy główni bohaterowie mają kłopoty, decydują się skorzystać z usług tego eleganckiego jegomościa.
Już w pierwszych słowach deklaruje: “Rozwiązuję problemy. Myślę szybko, działam szybko. W czym mogę pomóc?”. Przez chwilę słucha uważnie, czego dokładnie dotyczy sprawa. Przez kolejny kwadrans objaśnia, w jaki sposób znaleźć odpowiednie rozwiązanie. I tak, w przeciągu pół godziny, bohaterowie z zadowoleniem i słowami uznania na ustach ściskają w podziękowaniu ręce Mr. Wolfa. Wszystko poszło gładko, plan wykonany w 100 procentach.
Nie da się w bardziej przystępny sposób wyjaśnić schematu postępowania wirtualnego asystenta. Potrafi rozwiązać sprawy większego i mniejszego kalibru, a szybka realizacja zlecenia jest jego znakiem rozpoznawczym. Działalność konsjerżów w miarę upływu lat rozszerzyła się daleko poza branżę hotelarską. Niegdyś tę funkcję pełnili zaufani pracownicy ekskluzywnych obiektów, którzy słynęli z dyskrecji. W ich ręce trafiały wszystkie misje niemożliwe i tuszowanie skandali. Dziś praca wirtualnego sekretariatu jest w mniejszym stopniu owiana aurą tajemniczości i bezpośrednio odpowiada na pragmatyczne potrzeby współczesnego biznesu.
Obowiązki wirtualnego konsjerża
Profesjonalne firmy z branży outsourcingu asystenckiego zatrudniają wyłącznie wykwalifikowanych konsjerżów, dlatego obsługa klientów stoi na najwyższym poziomie. Jakimi kompetencjami musi się wykazać asystent terenowy? Z pewnością powinien łatwo nawiązywać kontakty. To umiejętność przydatna nie tylko podczas porozumiewania się ze zleceniodawcami. Posiadanie pękającego w szwach notatnika z adresami to podstawowe narzędzie pracy wirtualnego konsjerża. Oczywiście, w dobie technologii dane gromadzi się częściej na karcie SD lub twardym dysku, niż na papierze. Niemniej jednak, rozległa sieć znajomości potrafi zdziałać cuda, gdy trzeba zmierzyć się z zadaniem dotyczącym nieznanej dziedziny.
Należyte wywiązywanie się z obowiązków wymaga od konsjerża także wszechstronności. Jak postąpi, gdy dostanie polecenie wyszukania firmy zdolnej do obsłużenia eksportu hurtowej ilości ziemniaków? Zadanie tylko pozornie wydaje się błahe. Stopień trudności wzrasta, kiedy na realizację ma się jedynie 2 godziny. Wirtualny sekretariat szybko dokonuje analizy problemu i przygotowuje zestawienie podmiotów zapewniających kompleksową usługę transportową. Lista jest uporządkowana według określonych kryteriów: ceny, aktualnej dostępności floty pojazdów oraz ich możliwości gabarytowych. W krótkim odstępie czasu, który upłynął od przyjęcia zlecenia, ciężarówki wybranego przedsiębiorstwa czekają już na przewóz 7 tys. ton ziemniaków.
Nieco więcej wysiłku wymaga znalezienie na rynku firm zajmujących się świadczeniem specjalistycznych usług. Takie zlecenia często trafiają na biurka wirtualnych konsjerży. Każde wyzwanie jest jednak dla nich okazją do wykazania się wrodzonym sprytem i nabytymi umiejętnościami. Klienci często we własnym zakresie próbują zmierzyć się z problemem. Gdy natrafiają na przeszkody i czują się bezradni. Wówczas decydują się na wykorzystanie zalet outsourcingu asystenckiego dla firm. Wielu osobom na początku trudno uwierzyć, że konsjerż jest w stanie tak szybko poznać specyfikę branży i znaleźć wyjście z trudnej sytuacji. Jednak po chwili rekomendują usługi wirtualnego asystenta swoim znajomym, z dumą mówiąc: “to jest mój człowiek na mieście”.